Pembayaran merupakan sumber dari keberlangsungan bisnis Anda. Baik Anda seorang freelancer  atau pemilik usaha, Anda membutuhkan cash flow atau arus uang kas yang lancar. Tanpa arus kas yang baik, bisnis Anda tidak akan bisa bertahan apalagi berkembang.

Meminta klien atau pelanggan Anda untuk membayar tagihan pembayaran bukanlah hal yang dapat dianggap enteng. Hal ini memiliki tantangannya tersendiri sekaligus merupakan salah satu hal paling esensial yang dapat menentukan keberlangsungan dan keberhasilan bisnis Anda.

Mengirimkan tagihan-tagihan atau invoice setiap bulannya dan mengejar-ngejar pembayaran tersebut merupakan hal yang melelahkan dan membosankan. Tetapi, Anda tetap harus mengurus paperwork tersebut.

Tidak dapat dihindari, Anda membutuhkan klien untuk membayar invoice mereka. Oleh karena itu, memiliki sistem invoicing online yang formal, profesional serta efisien sangatlah penting.

Mempersiapkan sistem tagihan pembayaran online yang sesuai dengan bisnis Anda dapat membantu Anda agar invoice lebih cepat dibayar atau setidaknya dibayar tepat waktu. Invoice yang efektif juga dapat membantu Anda dengan data piutang usaha dan tagihan Anda.

Tagihan yang efektif akan mempermudah Anda sekaligus pelanggan Anda yang harus membayar. Arus kas Anda juga akan menjadi lebih lancar dengan kas yang akan lebih cepat masuk ke akun bank Anda.

Pertanyaannya adalah, bagaimana cara membuat sistem invoicing online yang efektif? Sebelumnya, Anda perlu terlebih dahulu mengerti apa itu invoice secara lebih mendalam.

Apa itu invoice?

Invoice adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual yang ditujukan pada pihak pembeli yang mengindikasikan atau mencakup kuantitas dan jumlah biaya dari produk atau layanan yang diberikan oleh pihak penjual atau penyedia jasa layanan. Yang juga sering disebut sebagai tagihan atau faktur pembayaran.

Sebuah invoice mencakup informasi lengkap atas apa yang harus dibayarkan oleh pihak pembeli yang sesuai dengan ketentuan pembayaran pihak penjual.

Ketentuan pembayaran tersebut biasanya mengindikasikan jangka waktu atau batas waktu maksimum dimana pembeli harus melakukan pembayaran atas produk atau jasa kepada pihak penjual.

Invoice juga menunjukkan bahwa pihak pembeli memiliki hutang yang harus dibayarkan pada pihak penjual. Maka dari itu, dari sudut pandang penjual, sebuah faktur atau tagihan pembayaran atas terjualnya produk atau servis mereka jugalah merupakan sales invoice atau tagihan penjualan.

Dari sudut pandang pembeli, sebuah tagihan atau faktur pembayaran atas biaya dari produk atau layanan yang diberikan juga disebut purchase invoice atau tagihan pembelian.

Hal-Hal yang Biasanya dicantumkan pada Invoice:

– Tanggal:

Tanggal yang dicantumkan merupakan tanggal dimana tagihan atau faktur tersebut dibuat. Selain itu, jika Anda memiliki ketentuan limit waktu pembayaran, cantumkan juga tanggalnya agar pihak pembeli mengetahui kapan tanggal jatuh temponya.

– Nama dan alamat:

Nama dan alamat yang tertera merupakan nama dan alamat pelanggan (pembeli) dan supplier (penjual). Jika Anda membuat faktur menggunakan perangkat lunak accounting, Anda mungkin hanya perlu memasukan alamat email dari pembeli, tetapi lebih baik kalau Anda juga tetap mengumpulkan alamat kantor pembeli jika sewaktu-waktu Anda perlu mengirimkan surat atau dokumen versi printed.

– Nama PIC (person in charge):

Pada invoice, orang yang bersangkutan dari kedua belah pihak (penjual dan pembeli) pasti juga akan dituliskan. Sangat penting untuk menghindari adanya kesalahan penulisan nama.

– Deskripsi dari item yang dibeli:

Item (produk atau layanan) yang dibeli akan dideskripsikan, seperti harganya dan kuantitas yang dibeli. Biasanya deskripsi yang standar juga mencakup nomor stok barang tersebut (inventory number). Akan lebih baik jika Anda bisa menuliskan deskripsi item selengkap-lengkapnya untuk mencegah adanya ketidaktahuan dan penolakan pembayaran dari pihak pembeli.

– Ketentuan pembayaran:

Ketentuan pembayaran yang dicantumkan biasanya mencakup batas tanggal pembayaran dan metode pembayaran yang diinginkan.

Tips untuk Membuat Invoice yang Efektif

1. Pilihlah Sistem Invoice Online

Tinggalkan spreadsheet dan faktur manual dengan memilih sistem invoice berbasis cloud. Beralihlah ke sistem tagihan elektronik yang memungkinkan Anda untuk membuat dan mengirim tagihan secara online. Sistem berbasis cloud Ini juga menghemat biaya karena Anda tidak lagi harus membayar ongkos kirim, kertas, dan tinta.

Sebagian besar sistem tagihan elektronik atau online ini memungkinkan Anda untuk membuat, mengelola, dan meninjau faktur pada perangkat seluler Anda. Dengan ini, berarti Anda dapat membawa kantor Anda ke mana pun Anda pergi. Selain itu, Anda dapat mengotomatiskan invoice Anda dengan menyiapkan pembayaran rutin dan pengingat (reminder) pembayaran.

2. Perbanyak Otomatisasi

Tidak ada lagi alasan untuk mengirim faktur secara manual sekarang ini. Aplikasi penagihan cloud dapat melakukannya dengan cepat dan mudah untuk mengotomatiskan sebagian besar proses.

Untuk klien dan pelanggan yang memiliki pesanan reguler, Anda dapat membuat template yang secara otomatis dapat Anda keluarkan secara berulang. Anda dapat membuat template untuk mempercepat proses.

Siapkan pengingat pembayaran untuk interval reguler jika klien telah membayar faktur. Sebagian program sistem invoicing sekarang ini dapat menyimpan dan melacak kapan faktur telah dibayar, sehingga Anda juga dibekali dengan pengingat (reminder) yang secara otomatis dikirimkan ketika Anda tidak menerima pembayaran sesuai batas waktunya.

Jangan menunggu sampai pembayaran terlewat dari batas jatuh temponya. Menggunakan perangkat lunak sistem invoice berbasis cloud memungkinkan Anda untuk mengirim pengingat pembayaran dan pembaruan secara otomatis setiap kali tagihan mendekati tanggal jatuh tempo. Ini mendorong pembayaran tepat waktu, juga mengurangi masalah dengan klien tindak lanjut dengan mencegah adanya hukuman karena pembayaran yang terlambat.

3. Tentukan Ketentuannya

Persyaratan dan kebijakan pembayaran Anda menentukan kapan dan bagaimana invoice Anda akan dibayar. Jika Anda seorang freelancer, Anda harus mendiskusikan persyaratan dan kebijakan ini dengan klien Anda terlebih dahulu. Dengan cara ini, mereka tidak terkejut ketika mereka menerima tagihan.

Anda juga harus mengetahui jadwal pembayaran dan metode pembayaran yang disukai dari klien atau pelanggan Anda. Hal ini dapat mencegah adanya masalah dalam proses penagihan. Misalnya, persyaratan dan kebijakan Anda harus fleksibel sehingga klien Anda dapat membayar tagihan dengan mudah.

Menetapkan kebijakan pembayaran dengan jangka pendek juga dapat membantu Anda. Salah satu manfaatnya adalah Anda dapat mendapatkan bayaran lebih cepat yang dapat lebih melancarkan cash flow Anda.

4. Desain Invoice dengan Profesional

Percaya atau tidak, desain atau tampilan dari invoice Anda merupakan hal yang penting. Ini karena faktur yang dirancang dengan buruk atau tidak jelas dapat menyebabkan kebingungan dan gangguan lainnya bagi klien Anda, sekaligus juga menunjukkan kurangnya profesionalisme Anda.

Merancang invoice mungkin tampak rumit, tetapi sebenarnya cukup sederhana. Invoice Anda sebaiknya mencakup:

– Logo brand atau perusahaan Anda
– Warna brand
– Ketentuan pembayaran yang ditentukan dan dituliskan dengan jelas
– Daftar produk / layanan
– Kontak informasi
– Nomor invoice
– Batas tanggal terakhir
– Pesan pribadi yang berterima kasih kepada klien Anda atas pembayarannya

5. Simpan Pencatatan yang Baik

Pastikan Anda menyimpan catatan invoice Anda dengan baik. Jika Anda menagih dengan basis per jam, pastikan Anda memiliki catatan waktu yang dapat membuktikan apa yang Anda tagihkan. Anda harus membuat catatan terperinci untuk bekal cadangan invoice Anda.

Dengan cara ini, Anda dapat mencadangkan klaim Anda jika klien mempermasalahkan tagihan Anda. Anda juga harus menyimpan catatan kontrak dan materi lain yang dapat Anda gunakan kembali. Atur dokumen dan dokumentasi Anda dengan hati-hati. Anda juga harus melacak pembayaran Anda, seperti invoice mana yang sudah dibayar dan yang belum.

6. Cantumkan Segala Data yang diperlukan

Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, invoice yang Anda keluarkan harus mencakup informasi-informasi berikut:

– Nama Anda

– ID pajak Anda

– Alamat Anda (baik alamat kantor maupun alamat email)

– Nomor telepon Anda

– Nomor invoice

– Detail produk dan layanan yang dibeli

– Total tagihan

– Batas pembayaran tagihan