Salah satu aktivitas yang penting dalam sebuah bisnis restoran adalah melakukan pengelolaan ketersediaan persediaan barang di gudang, yang sering juga dikenal dengan sebutan “stock opname”.

Singkatnya, stock opname merupakan aktivitas menghitung kembali jumlah persediaan barang, kemudian jumlah tersebut dicocokkan dengan catatan pembukuan.

Istilah “stock opname” berasal dari bahasa Belanda, sementara dalam bahasa Inggris dikenal dengan sebutan “stock taking”.

Namun, aktivitas stock opname bukanlah hal yang mudah dan tidak boleh diremehkan.

Stock opname seringkali dianggap sebagai beban oleh beberapa wirausaha, karena kemungkinan dapat menyebabkan masalah dan kesulitan yang mungkin terjadi saat melakukan pengelolaan persediaan barang tersebut.

Dalam mengelola sebuah bisnis restoran, persediaan barang lebih variatif, yakni bukan hanya barang jadi, namun ada bahan baku, setengah jadi dan jadi, serta berbagai jenis peralatan.

Salah satu masalah yang paling mungkin terjadi dalam pengelolaan stok barang, yaitu terjadinya masalah selisih jumlah persediaan barang antara data yang tercatat dengan persediaan yang tersedia di gudang.

Nah, jika terjadi selisih jumlah, maka kemungkinan besar ada sejumlah transaksi yang belum dicatat atau bahkan lebih buruknya, yaitu telah terjadi kehilangan barang di gudang anda.

Untuk meminimalisir kemungkinan terjadinya selisih jumlah barang inilah, sebagian besar bisnis menerapkan metode stock opname.

Untuk menghitung persediaan barang diperlukan ketelitian yang tinggi untuk mendapatkan hasil yang akurat.

Stock opname memiliki beberapa tujuan lainnya, diantaranya:

• Untuk membandingkan jumlah persediaan barang pada tahun ini dengan tahun sebelumnya, apakah naik atau turun, sehingga Anda dapat mengetahui perlu/tidaknya melakukan penambahan stok.
• Stock opname dapat memberikan informasi mengenai kuantitas persediaan barang di gudang.
• Stock opname dapat memberikan informasi mengenai kondisi baik / buruknya persediaan barang di gudang
  Stock opname juga bisa membantu Anda dalam melakukan evaluasi saat ditemukan selisih yang besar, hal ini dapat melacak kemungkinan karyawan yang kurang berhati-hati dalam bekerja, sehingga banyak peralatan atau inventaris yang rusak, pecah atau hilang

 

Jenis-Jenis Persediaan dalam Stock Opname

Sebelum melakukan stock opname, Anda juga perlu untuk memahami berbagai persediaan berdasarkan tujuan, cara penyimpanan, serta perputarannya.

Berdasarkan tujuannya, jenis-jenis persediaan pada sebuah bisnis restoran antara lain: 

1. Persediaan untuk dijual, yaitu persediaan yang pengadaannya di tujukan untuk dijual kepada konsumen, contohnya persediaan stok makanan, minuman, dan
2. Persediaan bahan penolong, yaitu persediaan yang pengadaannya ditujukan bukan untuk dijual, namun digunakan sebagai pelengkap untuk produk yang dijual, contohnya packaging makanan, sendok, garpu, tisu, dan sebagainya.
3. Persediaan yang hanya untuk melakukan proses produksi, maupun penjualan, biasanya digunakan oleh pihak internal restoran, contohnya minyak goreng, alumunium foil, dan berbagai bahan makanan/peralatan periodik lainnya.

Berdasarkan cara penyimpanannya, persediaan pada sebuah bisnis restoran dikelompokkan menjadi:

1. Buah-buahan dan sayuran, sebagai bahan dasar, sekaligus pelengkap masakan dalam bentuk bahan baku, di supply oleh pihak internal dan eksternal dan disimpan dalam lemari pendingin.
2. Barang chiler,yaitu persediaan bahan makanan yang tidak dalam kondisi yang beku, namun disimpan dalam kondisi yang dingin saja, contohnya minuman.
3. Barang frozen,yaitu barang yang menjadi bahan utama restoran yang disimpan dalam freezer dalam kondisi beku, jenis barang dalam proses, contohnya daging.
4. Dessert dansoup, yaitu persediaan dessert dan soup, disimpan dalam lemari pendingin, berbentuk barang jadi yang langsung disajikan
5. Barang gudang, merupakan barang yang disimpan di gudang, yang terdiri dari barang jadi, barang dalam proses, dan bahan baku, bersifat sebagai bahan pokok, bahan penolong, dan bahan perawatan atau pemeliharaan,

Berdasarkan perputaran siklusnya, persediaan pada sebuah bisnis restoran dikelompokkan kedalam:

1. Fast moving, merupakan persediaan barang yang periode permintaan untuk kebutuhan operasional relatif cepat, contohnya bahan makanan, buku nota, dan sebagainya.
2. Slow moving,merupakan persediaan barang yang periode permintaan relatif lambat, biasanya permintaan dari pengguna lebih dari satu bulan, contohnya peralatan saji, seperti piring, gelas, mangkuk, panci, dan sebagainya.

Setelah mengenal berbagai jenis persediaan diatas, Anda semakin dapat mengelompokkan daya tahan dari setiap persediaan, sekaligus memahami pentingnya suatu proses stock opname.

Tips melakukan stock opname yang efektif dalam bisnis restoran

Berikut beberapa tips dari Nadipos agar kegiatan stock opname yang dapat Anda lakukan agar bisnis restoran dapat berjalan dengan lancar dan efektif.

1. Tentukan Waktu yang Tepat

Stock opname biasanya membutuhkan waktu yang cukup lama, yaitu sekitar 2 sampai dengan 5 jam untuk melakukan stock opname inventaris dalam sebuah bisnis.

Pilihlah waktu yang tepat untuk melakukannya, karena semakin besar jumlah inventaris yang ada, maka semakin lama pula waktu yang akan Anda butuhkan.

Pada umumnya, stock opname dilakukan saat suatu bisnis restoran sedang tidak beroperasi, misalnya pada pagi hari sebelum restoran buka, atau malam hari setelah restoran tutup.

Jika sebuah bisnis restoran memiliki hari libur teratur, misalnya 1 minggu sekali, maka stock opname lebih baik dilakukan saat hari libur restoran.

Jangan melakukan stock opname pada jam operasional restoran. Selain akan berpotensi mengganggu keberlangsungan operasional, kesalahan perhitungan persediaan/ barang inventaris juga sangat rentan terjadi.

2. Lakukan Stock Opname secara Rutin

Hal lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan stock opname adalah jadwal kegiatan stock opname tersebut.

Stock opname sangat perlu untuk dijadwalkan, lalu dilakukan secara berkala dan rutin.

Sebagian pemilik bisnis mengadakan stock opname setiap setahun sekali atau bahkan ada yang mengadakannya 4 bulan sekali.

Dengan menjadwalkan stock opname secara rutin, Anda akan lebih mudah untuk menghindari kemungkinan terjadinya kerugian atau selisih barang.

3. Kelompokkan Persediaan yang Anda Analisa

Lakukan pengelompokkan persediaan di gudang berdasarkan kategori dari produk itu sendiri.

Salah satu strateginya, Anda dapat mengatur barang yang pertama masuk diletakkan pada posisi yang lebih mudah diambil

Pengelompokkan persediaan barang dengan prinsip ini sering dikenal dengan sebutan First In First Out atau FIFO, atau bisa juga pengelompokkan produk diletakkan berdasarkan yang paling laris.

Keuntungan dari pengelompokkan ini adalah untuk menghindari terjadinya kerusakan persediaan, sekaligus mempermudah proses stock opname.

4. Lakukan Pembagian Tugas, Gunakan Daftar Nama Persediaan

Lakukan pembagian tugas stock opname kepada karyawan dalam beberapa kelompok untuk melakukan penghitungan persediaan. Misalnya, bagi kedalam beberapa kelompok karyawan, lalu lakukan perhitungan ke beberapa lokasi yang berbeda.

Untuk menghindari penulisan nama yang keliru, berilah daftar nama inventaris kepada karyawan yang bertugas melakukan pencatatan. Anda dapat meminta karyawan untuk bertanya terlebih dahulu jika ada barang yang tidak mereka kenali, agar tidak salah dalam melakukan pencatatan.

Anda juga dapat memberikan form pengisian stock opname kepada karyawan yang bertugas untuk mencatat, agar tidak tidak keliru dan lebih rapi dalam melakukan pencatatan. Penggunaan daftar nama persediaan juga dapat menghindari potensi kesalahan input data persediaan double.

5. Lakukan Stock Opname secara Teliti

Jangan hanya mengestimasi, pastikan Anda telah melakukan perhitungan fisik terhadap seluruh persediaan gudang yang ada.

Jika barang-barang tersebut berada didalam kardus, cek satu per satu kardus tersebut, baik dari merk, kualitas, maupun kuantitasnya. Pastikan agar seluruh persediaan sesuai dengan kondisi dan kuantitas yang seharusnya.

6. Lakukan Penginputan Hasil Stock Opname ke Komputer

Sistem komputerisasi akan sangat membantu dalam menjaga data-data penting agar tidak hilang. Dengan mengetahui jumlah fisik barang yang sebenarnya, Anda dapat mengetahui berapa jumlah barang inventaris yang harus diganti, baik karena hilang, pecah, maupun rusak.

Biasakan untuk selalu melakukan penginputan data persediaan ke komputer. Hal ini sangat berguna dalam administrasi, meskipun misalnya sistem yang ada di bisnis Anda masih sangat tradisional.

7. Menggunakan Software POS

Cara praktis lainnya untuk memudahkan perhitungan persediaan barang, dapat juga dilakukan dengan bantuan software POS.