Sebuah gedung bersama memerlukan sebuah struktur keamanan yang memadai karena gedung publik diakses oleh penghuni maupun tamu yang memiliki kepentingan mengunjungi penghuni gedung. Oleh karena itu diperlukan adanya proses identifikasi terhadap lalu lintas akses keluar masuk gedung. Maka dari itu sebuah gedung publik harus memiliki prosedur keamanan yang dijalankan oleh personil (petugas) dan dibantu oleh instrument pendukung (alat keamanan).

Standart proses pengamanan gedung terbagi dari beberapa poin yaitu :

    Prosedur kontrol terhadap akses penghuni dan tamu.
    Prosedur kontrol terhadap penerimaan logistik dan vendor gedung.
    Prosedur pengawasan aktivitas gedung.
    Prosedur pengawasan terhadap aset gedung.
    Prosedur investigasi sebuah kejadian.

– Kontrol terhadap  akses penghuni dan tamu.

Demi terciptanya keamanan bersama dalam sebuah gedung publik, maka seorang petugas keamanan harus dibekali dengan wawasan tentang prosedur standart guna melakukan pengamanan terhadap penghuni maupun tamu yang berkunjung ke dalam atau di lingkungan gedung. Hal ini menyangkut tentang wewenang atau tugas seorang personil keamanan dalam menggunakan wewenangnya memeriksa identitas, mengenali setiap akses terhadap gedung yang menjadi wilayah tugasnya dengan batas-batas tertentu tanpa mengurangi kenyamanan privasi terhadap pengakses gedung. Maka perlu dilakukan manajemen dalam menerapkan peraturan gedung terkait prosedur kunjungan penghuni maupun tamu sebagai berikut :

    Mengingat banyaknya penghuni gedung yang tidak dapat dikenali satu per satu atau sering berganti ganti, bertambah dan berkurang, maka diperlukan adanya sebuah tanda pembeda antara penghuni dan tamu, biasanya kartu pengenal dapat menjadi salah satu solusi yang dapat membantu mempermudah personil keamanan dalam menjalankan tugasnya. Kartu pengenal ini dapat berupa kartu yang dipakai, dikalungkan, dijepit dan lain-lain yang dapat dilihat secara langsung, dapat pula berupa kartu proximity yang digunakan untuk membuka pintu, memasuki gate, mengakses lift, hingga memasuki area parkir. kartu proximity terintegrasi dengan server yang bertugas mencatat log aktivitas dari mulai identitas, hingga detail waktu keluar masuk ke setiap gate yang dibatasi dengan sistem akses kontrol.
    Untuk melakukan kontrol terhadap tamu biasanya digunakan visitor card yang dapat dilihat langsung atau dipakai oleh tamu, dapat pula dengan sistem yang lebih canggih menggunakan visitor proximity card bagi yang telah menerapkan sistem otomatisasi, visitor proximity card dapat membatasi tamu untuk mengakses tempat tempat sesuai dengan kebutuhan dan ijin yang diberikan. dan tidak lupa diperlukan mengisi buku tamu dan meninggalkan identitas agar dapat diketahui waktu kunjungan dan berapa lama berada di dalam lingkungan gedung serta kepentingannya berada di dalam gedung.
    Pemeriksaan barang yang dibawa oleh penghuni maupun tamu diperlukan demi keamanan dan kenyamanan bersama. hal ini dilakukan agar tidak ada barang-barang berbahaya masuk ke dalam gedung, baik oleh penghuni maupun oleh tamu. dalam menerapkan standart sistem keamanan tidak dikenal adanya pengecualian. karena niat kejahatan tidak hanya dapat muncul dari tamu pengunjung tetapi dapat pula dimiliki oleh penghuni gedung itu sendiri, mengingat aset yang ada di dalam gedung bukanlah milik satu orang pribadi tetapi juga berkaitan dengan milik bersama. maka untuk mempercepat proses pemeriksaan dapat dipermudah dengan menggunakan metal detector berbentuk handle maupun berbentuk gate atau gerbang, dan untuk kendaraan dapat ditambahkan dengan convex mirror.
    Pemasangan perangkat camera cctv juga diperlukan di setiap titik lalu lalang agar mempermudah pengawasan oleh personil keamanan juga sebagai alat investigasi sebuah kejadian. Hendaknya ada personil khusus yang bertugas memantau melalui monitor tampilan cctv sebagai bentuk antisipasi lebih awal guna mencegah sebuah kejadian yang tidak diinginkan terjadi di dalam wilayah gedung. karena sebuah perangkat elektronik tidak akan berfungsi maksimal jika tidak didukung operator yang mengoperasikannya. perlu diingat bahwa bukti berupa rekaman gambar hanya dapat dijadikan sebagai petunjuk sebuah perkara, maka mencegah sebuah kejadian yang tidak diinginkan adalah jauh lebih baik.

– Kontrol terhadap penerimaan logistik dan vendor gedung.

Tidak dapat dipungkiri bahwa sebuah gedung membutuhkan supply logistik guna terus berjalan, melayani aktivitas lalu-lintas logistik penghuni gedung dengan segala kepentingannya, dan juga memerlukan bantuan pihak luar (vendor) dalam menjalankan aktivitas atau memenuhi kebutuhan-kebutuhan gedung. maka diperlukan pengawasan khusus mengingat logistik yang masuk ke dalam gedung berasal dari luar dan vendor juga termasuk pihak luar yang sedang memiliki kepentingan dan hubungan terhadap gedung. untuk supply logistik maka perlu diawasi proses loading barang, karena menyangkut adanya benda dari luar gedung masuk ke dalam lingkungan gedung, dan juga diperlukan adanya pengawasan terhadap vendor gedung karena gedung tentu memiliki aset yang perlu dijaga dari kerusakan atau penggunaan fasilitas tidak sesuai fungsinya. Dalam hal ini diperlukan adanya prosedur pengisian formulir loading maupun ijin kerja bagi vendor yang ditanda tangani pihak gedung.

– Pengawasan aktivitas gedung

Sebuah gedung bersama tentunya terdapat bermacam macam aktivitas didalamnya maka untuk menjaga agar gedung tetap berfungsi sebagaimana mestinya, diperlukan pengawasan terhadap aktivitas-aktivitas di area-area umum agar terhindar dari kegiatan-kegiatan yang tidak diinginkan seperti :

    Tindak kriminal
    Perbuatan Asusila
    Pelanggaran Prosedur (tidak sesuai peraturan gedung)
    Kegiatan yang dapat membahayakan orang banyak
    dan lain-lain

Maka dalam hal ini cctv diperlukan untuk pengawasan guna menghindari atau mencegah lebih awal kegiatan-kegiatan tersebut, serta digunakan sebagai bukti apabila hendak memberikan teguran atau memberikan sangsi terhadap pelaku pelanggaran.

– Prosedur pengawasan aset gedung

Poin ini adalah salah satu yang sering tertinggal atau dilewatkan dalam memanage personil keamanan, hendaknya personil atau divisi keamanan diberikan data berkaitan dengan aset yang dimiliki oleh gedung, hal ini dilakukan agar divisi keamanan mengetahui dengan baik mana yang termasuk aset gedung, mana yang adalah aset pribadi penghuni gedung atau tamu, karena sebuah gedung bersama menyediakan fasilitas untuk digunakan bagi seluruh pengunjung maka fasilitas tersebut perlu dipastikan tetap berada pada tempatnya dan berfungsi sebagaimana mestinya misalnya : farfum di dalam lift, dispenser sabun di dalam toilet, meja atau bangku di area umum, aset-aset di dalam masjid atau mushola gedung. dan lain-lain.

– Investigasi sebuah kejadian dengan CCTV

Dalam investigasi sebuah kejadian di wilayah gedung maka personil keamanan harus tepat dalam mengambil sebuah keputusan menindaklanjuti sebuah kejadian. maka ada tahapan dan penggolongan kejadian berdasarkan levelnya.

    Perkara yang bukan bentuk tindak kriminal (hanya perkara pelanggaran peraturan gedung) maka dalam hal ini karena tidak terikat oleh hukum negara, hanya terkait sangsi administrasi oleh pihak manajemen gedung, maka CCTV dapat digunakan sebagai bukti dan dapat dilakukan improvisasi oleh pihak personil keamanan dengan membackup hasil rekaman kejadian.
    Perkara yang menyangkut tindak pidana yang direncanakan akan dilaporkan kepada pihak berwajib, maka peelu dilakukan langkah-langkah yang tepat terutama dalam memperlakukan CCTV sebagai petunjuk kejadian. perlu diingat bahwa barang bukti berupa rekaman cctv tidak boleh diambil selain pihak berwajib yaitu LABFOR kepolisian. maka pihak keamanan hanya berwenang menjaga keamanan barang bukti yaitu perekam CCTV (DVR/NVR) maka segera laporkan kejadian tersebut kepada pihak kepolisian, dan agar rekaman CCTV tetap aman atau tidak tertimpa rekaman baru yang menyebabkan rekaman kejadian hilang, hendaknya jika pihak kepolisian belum juga datang dalam beberapa hari untuk melakukan investigasi maka perlu diambil tindakan mematikan perekam (DVR/NVR) sampai pihak berwajib datang untuk mengambil barang bukti. maka dalam hal ini pihak personil keamanan perlu diberikan informasi tentang berapa lama perekam (DVR/NVR) cctv dapat menyimpan hasil rekaman. sehingga personil tersebut dapat mengambil keputusan yang tepat terkait bukti rekaman CCTV.

Dan masih banyak lagi hal-hal yang perlu diketahui terkait managemen keamanan gedung yang mungkin belum disampaikan dalam artikel ini, dan mungkin dapat dibahas di dalam kesempatan yang lain. Semoga bermanfaat