Beberapa tahun belakangan ini, semakin banyak aplikasi software penunjang manajemen (accounting, payroll, POS, dsb) yang dapat diakses dengan menggunakan system cloud, dimana seringkali menimbulkan banyak pertanyaan bagi para pelaku bisnis apa perbedaan dan kelebihannya dengan software biasa yang menggunakan server jaringan di internal perusahaan.

Komputerisasi awan atau cloud computing system (CCS) merupakan gabungan dari pemanfaatan teknologi komputer (komputerisasi) dan pengembangan yang berbasis Internet (awan). Awan (cloud) sendiri adalah sejenis metafora dari suatu sistem penyimpanan infrastruktur pada internet, yang seringkali digambarkan pada diagram jaringan komputer dengan bentuk awan (cloud).

Berdasarkan sebuah makalah yang diterbitkan IEEE (2008), Internet Computing (Cloud Computing) adalah suatu data di mana informasi secara permanen akan tersimpan pada server di dalam jaringan internet dan hanya tersimpan secara sementara pada komputer pengguna (client), termasuk di dalamnya adalah komputer desktop, tablet, notebook, dan lain sebagainya. Dimana pengguna / user client tetap akan dapat mengakses, memindahkan, mengubah, memodifikasi, dan menghapus data dan informasi yang tersimpan di dalam sistem internet (cloud) tersebut.

Berdasarkan deskripsi di atas, maka beberapa keunggulan atau keuntungan yang akan didapatkan dalam penggunaan software manajemen berbasis system cloud bagi para pelaku bisnis, antara lain:

1. Meminimalkan biaya investasi untuk infrastruktur jaringan dan komputer yang harus dikeluarkan oleh para pelaku bisnis, sehingga beban perusahaan bisa lebih terfokus kepada sisi fungsionalitas software saja.
2. Meningkatkan produktivitas kerja bagi tim manajemen perusahaan, terutama dari segi kontrol dan pengawasan kinerja perusahaan, karena dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun, apalagi bila menggunakan aplikasi berbasis web yang tanpa harus melakukan instalasi program di komputer terlebih dahulu.
3. Aplikasi software dapat terintegrasi dengan berbagai software lainnya, sehingga Anda tidak harus menggunakan dua sistem tunggal untuk bisa saling berinteraksi antara satu program dengan program lainnya, misalkan pada aplikasi penggajian yang berbasiskan web.
4. Berhubungan dengan semakin maraknya isu lisensi (hak cipta program) seperti software-software yang masih berbasis desktop sebelumnya, maka software berbasis web (cloud system) tidak membutuhkan adanya lisensi pada saat akan menggunakan, karena lisensinya sudah menjadi tanggung jawab dari penyedia aplikasi web.
5. Dapat diakses melalui banyak media, seperti komputer desktop / laptop dan tidak membutuhkan spesifikasi komputer yang terlalu tinggi untuk bisa menggunakan aplikasi berbasis web ini, bahkan pada penyedia aplikasi software tertentu sebagian besar proses hanya dilakukan melalui web server.
6. Mudah dijalankan pada sistem operasi apapun seperti Linux, Windows, dsb. asalkan kita memiliki aplikasi browser dan akses internet yang stabil.

Oleh karena itu pada aplikasi software akuntansi online sebagai salah satu inovasi berbasis cloud system akan memberikan manfaat-manfaat sebagai berikut:

• Para pengguna dapat menyimpan data secara terpusat pada satu server cloud dan juga tidak perlu repot lagi menyediakan infrastruktur seperti data center, media penyimpanan (storage) dan sebagainya karena semuanya telah tersedia secara virtual.
• Setiap perusahaan yang menggunakan software berbasis cloud dapat menjalankan bisnisnya dengan biaya yang tidak terlalu besar setiap bulannya (sewa bulanan), seperti sistem accounting, penjualan, penggajian, dan banyak lagi yang lainya.
• Teknologi berbasis Cloud menawarkan tingkat fleksibilitas yang tinggi dengan berbagai kemudahan untuk mengakses data, kapan saja, dan dimana saja kita berada dengan catatan bahwa pengguna (user) harus terkoneksi dengan internet.
• Pengguna juga akan dapat dengan mudah meningkatkan atau mengurangi kapasitas penyimpanan data tanpa harus membeli peralatan tambahan seperti hardisk eksternal.
• Penyedia server cloud juga pada umumnya juga memiliki standar pengamanan jaringan yang baik dan internasional sehingga mengurangi resiko peretasan skala menengah.

Akan tetapi pada aplikasi berbasis sistem cloud juga memiliki beberapa kekurangan antara lain:

1. Privacy, yang berarti bahwa akan selalu adanya resiko terdapat data user yang akan bisa diakses oleh orang lain karena layanan hosting yang lebih sering dilakukan secara bersama-sama.
2. Compliance, yang lebih mengacu kepada resiko seperti adanya penyimpangan level dari provider terhadap regulasi yang sudah diterapkan oleh user.
3. Service level, yang artinya adalah kemungkinan service performance yang bisa dibilang masih kurang konsisten dari pihak provider, dimana inkonsistensi dapat terlihat pada perlindungan dan pemulihan data.
4. Kepemilikan data (ownership) yang lebih mengacu kepada resiko untuk terjadinya kehilangan kepemilikan data, begitu data sudah mulai tersimpan pada cloud.
5. Mobilitas data (mobility), yang lebih mengacu pada kemungkinan adanya share data antara cloud service dan cara dalam memperoleh kembali data apabila suatu saat user sudah mulai melakukan proses terminasi terhadap layanan cloud.
6. Dibutuhkan adanya koneksi intranet dan internet yang handal dan harus stabil, hal ini bertujuan agar pada saat aplikasi dijalankan maka akan bisa berjalan dengan baik dan lancar.
7. Dibutuhkan adanya sistem keamanan yang terbaik, alasan utamanya adalah karena aplikasi hanya dijalankan secara terpusat, sehingga apabila server di pusat suatu saat sedang mengalami down time, maka sistem aplikasi sudah tidak bisa lagi berjalan.

Selain itu ada beberapa pertimbangan lainnya yang dapat menjadi resiko dari penggunaan system cloud antara lain:

• Ketidakpastian pada penegakan kebijakan keamanan kepada pihak provider.
• Ketidakpastian terhadap kendali akses istimewa terhadap web provider.
• Ketidakpastian pemulihan data (recovery) yang tersimpan pada server.
• Kedekatan pada sesama data pelanggan, antara satu pelanggan dengan pelanggan lain sehingga memungkinkan terjadinya data tertukar.
• Ketidakpastian kemampuan untuk bisa mengaudit operator program.
• Ketidakpastian untuk keberlanjutan keberadaan provider di masa mendatang.
• Ketidakpastian kepatuhan dari provider layanan cloud terhadap peraturan yang berlaku di wilayah/negara masing-masing.