Ketika anda mengelola sebuah toko yang cukup besar dan menjual barang-barang yang sangat beragam mungkinanda akan menyadari bahwa memilih software toko ataupun software kasir seperti memilih investasi yang tepat. Bayangkan Anda tidak ingin uang yang sudah Anda keluarkan hanya menjadi beban dan tidak membuat toko Anda semakin berkembang. Tentu Anda tidak ingin investasi yang murahan. Anda mungkin jadi penasaran bahwa ada software toko yang tepat untuk toko Anda.  Ada beberapa alasan mengapa software akuntansi penting untuk mengelola toko :

Pertama, memudahkan dalam mendata barang-barang yang akan di jual

Ketika anda sudah memiliki suatu software penjualan maka data-data barang yang ada di toko diolah dan di simpan dalam software dan tidak perlu mendata secara manual.

Kedua, transaksi penjualan dapat dilakukan dengan cepat

Pada zaman sekarang sudah banyak software penjualan yang bisa mengaplikasikan penggunaan scan barcode, jadi akan membuat transaksi penjualan semakin praktis

Ketiga, kemudahan dalam menentukan order pembelian

Proses pembelian/purchasing merupakan proses pencarian sumber atau bahan produksi untuk membantu kegiatan produksi dan persediaan toko tersebut. Dalam proses pembelian biasanya diperlukan form pembelian (purchase order) sebagai bukti otentik dalam dokumen pembelian . Software penjualan / akuntansi biasanya meyediakan fungsi ini untuk mengatur format purchase order dalam memudahkan laporan pembelian.

Keempat,  dapat menampilkan neraca keuangan secara cepat

Neraca merupakan suatu laporan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi tertentu yang menunjukkan posisi keuangan pada akhir periode tersebut. Terdiri dari tiga bagian yaitu aset, liabilitas, dan juga ekuitas. Tujuan fungsi neraca ini adalah penyediaan informasi secara mendalam akan laporan keuangan toko dengan menampilkan detail debit dan kredit. Karena software penjualan saat ini sudah mampu mengolah laporan posisi keuangan dari transaksi- transaksi yang sudah kita input.

Kelima, dapat menampilkan kondisi persediaan secara akurat

Mengetahui kondisi persediaan atau Stock opname penting dilakukan untuk menghitung fisik persediaan suatu produk dalam stock. Selain untuk mengetahui keabsahan laporan dalam suatu pembukuan, stock opname juga dapat membantu toko/perusahaan untuk melakukan fungsi sistem pengendalian intern (SPI) dengan baik. Beberapa fungsi sistem pengendalian intern adalah untuk membandingkan persediaan stock dari bulan ke bulan, untuk mendapatkan HPP (Harga Pokok Penjualan) pada laporan keuangan, dan mengetahui kebenaran dalam  laporan keuangan/pembukuan apakah data nya cocok atau apakah ada kecurangan, dsb.

Software dapat memberikan proteksi system yang membantu pemilik mudah untuk mengontrol penjualan dan pembelian sehari-hari dengan menyajikan data / laporan yang tentunya harus dipadukan dengan aturan / prosedur yang harus ditaati secara ketat. Beberapa contoh diantaranya : Untuk menerima barang-barang retur / kembalian dari customer, swalayan menyediakan tempat penampungan sementara barang-barang tersebut. Saat tutup toko, laporan retur dari masing-masing kasir dicocokkan dengan barang-barang retur secara fisik, setelah ada pertanggung jawaban barulah barang-barang tersebut dikembalikan ke rak masing-masing.